FMS S.A. (« FMS ») attache une grande importance à la protection de votre vie privée. La présente politique explique quelles données personnelles nous traitons, pourquoi, pendant combien de temps et quels sont vos droits, conformément au règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la législation luxembourgeoise.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement est FMS S.A., 76, route de Thionville, L-2610 Luxembourg. Pour toute question relative à vos données, écrivez à info@fmslux.com ; votre demande est traitée par l’administrateur unique de FMS S.A., M. Marc Schintgen.
Données que nous traitons
Les données traitées dépendent de la relation que nous entretenons avec vous.
Clients et personnes liées (mandataires, actionnaires, associés, bénéficiaires effectifs, salariés, fournisseurs et clients de nos clients) :
- données d’identification : nom, prénoms, nationalité, sexe, adresse, téléphone, courriel, pièce d’identité ou passeport (y compris la photo), numéro d’identification fiscale ;
- informations professionnelles : fonction, entreprise, coordonnées professionnelles, langue de communication ;
- informations requises par nos obligations de vigilance, notamment l’exercice éventuel d’un mandat public (personne politiquement exposée) ;
- composition du ménage, lorsque la mission l’exige ;
- données financières : coordonnées et extraits bancaires, certificats et situations bancaires.
Personnes qui nous contactent : les informations contenues dans vos courriels, courriers ou appels, ainsi que celles que vous saisissez dans les formulaires du site (nom, adresse e-mail, téléphone le cas échéant et message).
Visiteurs du site : données techniques de navigation (adresse IP, navigateur, pages consultées) et, si vous les acceptez, cookies de mesure d’audience. Voir notre politique cookies.
Provenance des données
- directement auprès de vous, lors de l’entrée en relation et pendant notre collaboration ;
- de bases de données accessibles au public, par exemple le Registre de commerce et des sociétés (LBR) ;
- de personnes avec lesquelles nous sommes en contact dans le cadre de nos missions.
Finalités et bases légales
- Exécution de nos missions (lettre de mission, mandat) : base légale, le contrat.
- Respect de nos obligations légales et professionnelles, notamment en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (identification des clients) et de règles de l’Ordre des Experts-Comptables : base légale, l’obligation légale.
- Réponse à vos demandes par courriel, courrier, téléphone ou formulaire du site, y compris les demandes de visite de nos bureaux : base légale, notre intérêt légitime à vous répondre.
- Fonctionnement et sécurité du site : base légale, notre intérêt légitime.
- Statistiques de fréquentation du site : base légale, votre consentement, que vous pouvez retirer à tout moment.
Destinataires
Vos données sont accessibles aux seuls collaborateurs de FMS qui en ont besoin. Elles peuvent être communiquées :
- aux administrations luxembourgeoises, en particulier l’Administration des contributions directes, l’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA, le Registre de commerce et des sociétés, la Caisse nationale de santé et le Centre commun de la sécurité sociale, lorsque nos missions ou la loi l’exigent ;
- à nos sous-traitants, liés par des obligations de confidentialité et établis dans l’Union européenne ou dans un pays reconnu comme adéquat. La liste à jour est communiquée sur demande écrite ;
- pour le site internet : à notre hébergeur Infomaniak (Suisse), au réseau de diffusion jsDelivr, qui fournit certains fichiers techniques du site, et, avec votre consentement, à Google pour la mesure d’audience.
Transferts hors de l’Union européenne
Les données de nos clients sont conservées au Luxembourg. Le site est hébergé en Suisse, pays reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat. Le service de mesure d’audience de Google peut impliquer un transfert vers les États-Unis, encadré par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) auquel Google LLC est certifiée.
Durée de conservation
- Données liées à une relation d’affaires : pendant la durée de la relation, puis cinq ans après sa fin, sauf obligation légale de conservation plus longue (par exemple dix ans pour les pièces comptables).
- Messages reçus par les formulaires du site ou par courriel : le temps nécessaire au traitement de votre demande ; s’ils aboutissent à une relation d’affaires, la durée prévue ci-dessus s’applique.
- Candidatures spontanées : six mois au maximum.
- Cookies de mesure d’audience : treize mois au maximum.
Sécurité
Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation ou l’accès non autorisés. L’accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions.
Vos droits
Dans les limites prévues par la loi, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, d’opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de retirer à tout moment un consentement donné. Pour exercer ces droits, écrivez à info@fmslux.com. Certaines données doivent toutefois être conservées pour respecter nos obligations légales.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD), 15, boulevard du Jazz, L-4370 Belvaux (cnpd.public.lu).
Modification de la présente politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l’évolution de nos pratiques ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page.